Система управления сменами и выплатами самозанятому персоналу
- франчайзи «Додо Пицца»
Применение
- Сетевой бизнес
- Ритейл
- Общепит
- Логистика и доставка
- Производственные и сервисные компании
Условия
- Много объектов и линейных сотрудников
- Сменный и плавающий график
- Учет отработанных смен во внутренней системе
- Подбор и оплата исполнителей через внешнюю CRM
- Регулярные выплаты самозанятым сотрудникам
Проблемы
- Ручное создание еженедельных заявок
- Необходимость контролировать отклики сотрудников
- Расхождения между откликами и фактически отработанными сменами
- Ручная подготовка реестров на оплату
- Риск выплаты неподходящему исполнителю
- Задержки выплат из-за ошибок или недостаточного баланса
- Сложный контроль выплат по всей сети
Решение
Связали внутреннюю систему учета смен с CRM «Рабочие руки». В единый процесс объединили планирование, фактически отработанное время и проведение выплат самозанятым исполнителям.
Автоматизировали еженедельное создание заявок по каждому объекту. Плановый состав формируется из действующих сотрудников, а защита от дублирования не позволяет повторно создать одну и ту же заявку.
Организовали отправку сотрудникам ссылок для отклика и контроль вступления в смену. Это позволяет заранее увидеть, какие исполнители подтвердили участие в заявке.
Настроили сверку откликов в CRM с фактически отработанными сменами. Сотрудники сопоставляются по телефону и имени, а посторонние, неподходящие и нулевые начисления исключаются из выплаты.
Организовали учет задолженности перед сотрудниками, которые еще не зарегистрированы в CRM. Сумма сохраняется и добавляется к выплате после появления исполнителя в системе.
Автоматизировали формирование реестров на оплату. В реестр попадают только проверенные исполнители с подтвержденными начислениями.
Настроили проверку баланса перед запуском выплат и контроль проведения оплаты. При нехватке денег запускается процесс пополнения, а при ошибках уведомляются сотрудник или поддержка.
Результат
Единый процесс от создания смены до выплаты
Оплата только подтвержденных сотрудников
Снижение объема ручной сверки
Снижение количества ошибочных и пропущенных выплат
Сохранение задолженности перед незарегистрированными исполнителями
Контроль баланса до отправки реестра
Прозрачный статус выплаты каждого сотрудника
Централизованный контроль выплат по всей сети