Пост от 01.06.2026

Лишний этап – это действие, которое потребляет время, деньги или внимание, но не добавляет ценности для клиента или бизнеса.

Проще говоря: если шаг исчезнет, а результат процесса не ухудшится – это кандидат на удаление.

🔸 Сначала нарисуйте процесс, как он есть

Формат может быть простым: заявка ➡️ проверка ➡️ согласование ➡️ уточнение ➡️ повторная проверка ➡️ исполнение ➡️ отчет

Важно фиксировать:

– кто выполняет шаг

– сколько времени он занимает

– сколько времени задача ждет между шагами

– какие данные используются

– какой результат появляется после шага

🔸 Для каждого этапа задайте главный вопрос: какую ценность создает этот шаг?

Ценность может быть трех типов:

1. Ценность для клиента. Например: заказ обработан, товар доставлен, проблема решена.

2. Ценность для бизнеса. Например: снижен риск ошибки, подтверждена оплата, проверена маржинальность.

3. Ценность для контроля. Например: юридическая проверка, безопасность, аудит.

🔸 Ищите типовые признаки лишних этапов

1. Дублирующая проверка

Пример: менеджер проверяет заявку ➡️ руководитель проверяет заявку ➡️ финансист проверяет те же данные

Если все трое смотрят одно и то же – это не контроль, а дублирование.

Обозначьте:

– кто реально должен принимать решение?

– какие риски покрывает каждая проверка?

– можно ли заменить ручную проверку правилом в системе?

2. Согласование без права отказа

Это один из самых частых лишних этапов.

Например: сотрудник создает заявку ➡️ руководитель согласует ➡️ заявка всегда одобряется

Если согласующий почти никогда не отклоняет заявки, этап может быть формальным.

Что проверить: процент и причины отказов причины отказов; случаи, когда согласование реально предотвратило проблему.

Если отказов меньше 1–2%, возможно, согласование нужно заменить автоматическим правилом.

3. Ожидание вместо работы

Во многих процессах проблема не в самих действиях, а в паузах между ними.

Например:

Заполнение формы – 5 минут

Ожидание согласования – 2 дня

Проверка – 10 минут

Ожидание ответа клиента – 3 дня

Здесь оптимизировать надо не «5 минут заполнения», а ожидания.

4. Ручной перенос данных

Данные из CRM копируются в Excel ➡️ Потом из Excel в ERP ➡️ Потом в отчет

Это почти всегда кандидат на автоматизацию или удаление.

5. Этап существует «потому что так исторически сложилось»

Классический сигнал: «мы всегда так делали».

Это не причина. Это повод проверить этап особенно внимательно.

Нужно выяснить:

👉 зачем этап появился изначально?

👉 актуальна ли эта причина сейчас?

👉 изменились ли системы, люди, риски или требования?

Иногда этап добавили 5 лет назад из-за одного инцидента, а потом забыли убрать.

🔸 Используйте простую матрицу оценки (смотрите в карусели)

Для каждого этапа поставьте оценки от 1 до 5:

Главная зона внимания: низкая ценность + большие затраты + низкий риск удаления. Это самые очевидные кандидаты на удаление.

🔸 Проверьте этап через вопрос «что будет, если убрать?»

Для каждого подозрительного шага спросите:

– что сломается, если убрать этап?

– кто заметит его отсутствие?

– какой риск возрастет?

– можно ли покрыть риск дешевле?

– можно ли заменить этап автоматическим правилом?

Пример:

Этап: ручное согласование скидки до 3%

Что будет, если убрать:

– большинство скидок типовые

– риск небольшой

– руководитель почти всегда одобряет

– можно разрешить автоматическое согласование до 3%

Вывод: согласование нужно оставить только для скидок выше порога 3%.

🔸 Разделите этапы на 4 категории

После анализа каждый этап можно отнести к одной из групп:

1. Оставить: этап создает ценность или снижает существенный риск.

Пример: проверка договора юристом для крупной сделки.

2. Упростить: этап нужен, но слишком тяжелый.

Пример: вместо 12 полей в форме оставить 5 обязательных.

3. Автоматизировать: этап не требует человеческого решения.

Пример: проверка заполненности полей, расчет суммы, уведомление клиента.

4. Удалить: этап не создает ценности и не снижает значимый риск.

Пример: согласование, которое всегда одобряется.

🔸 Смотрите не только на этапы, но и на передачи между людьми

Очень часто лишняя сложность появляется не внутри задачи, а между участниками.

Пример: продажи ➡️ операционный отдел ➡️ финансы ➡️ продажи ➡️ клиент

Каждая передача добавляет: ожидание, потерю контекста, риск ошибки.

Лишние этапы ищут не вопросом «можно ли сделать быстрее?», а вопросом:

👉 «этот шаг реально создает ценность или просто двигает задачу дальше по бюрократической цепочке?»